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    震旦办公环境解决方案—5P新理念

    震旦创新中心

    “办公环境解决方案的目的:根据企业发展需求,通过办公环境,展现企业文化,提升物业资产效益;通过办公环境支持员工的各种办公行为,进而提升员工办公体验;满足员工灵活工作需求,吸引并留住员工,最终提升生产力,驱动创新。”      

    办公环境是企业的肢体语言

    办公环境如何更好满足组织的发展需求,支持并提升企业的绩效表现?如何利用办公环境,更好提升办公效能,支持组织灵活性与创造性?

    震旦创新研究团队用一年时间,实地观察中国二十多家企业。从小微新创到科技巨头,从传统企业到互联网大鳄。并对一线员工以及管理人员进行访谈,在调研中发现,在企业快速成长过程中,组织的调整与变化往往比预想的更快;越来越多企业选择开放的办公空间来体现企业创新、透明、灵活的文化氛围。鼓励团队协作与创新。同时,快速的发展,也让更多问题凸显出来;例如:对于互联网公司来说,快速的业务扩张与人力增长,使得办公环境变得嘈杂且局促。走进任何一家公司,你所看的景象不再是大家埋头于自己的工位,而是随处可以看到三三两两的讨论小组。

    无论是哪一类型的公司,随着工作流程、方法、内容、任务的灵活与多样,员工在一天的工作中都保持多样性的工作活动。面对这种变化与多样化的工作活动,更多情况是,物理的办公环境并没有做好准备,或者整体空间并没有得到有效的规划。碍于现有的办公场所配置,人们只好迁就环境的不足。办公环境不仅没有做到有效的支持员工办公活动与办公行为,反而因为办公环境的限制,影响了整体的办公效率,甚至对工作行为以及员工产生了负面的影响。

     

    通过分析不同性质公司中核心员工工作旅程可以发现,他们每天发生的工作活动频次和内容会有所不同,但是总的工作活动模式却可以总结为专注、协作、社交、学习、放松这五类办公模式。这样的旅程其实也反映出了环境对办公活动与办公行为的支持度与配套关系。

     

    基于工作活动的5大办公模式

    不同的工作类型,需要不同的办公环境。研究团队在调研中发现,几乎所有企业的日常工作活动类型,都围绕在专注、协作、社交、学习、放松这五大类工作类型开展。在这样的分类基础上,研究团队对于不同的模式进行了深入的理解与探讨。

     

    专注:专注的办公模式,依然是个人效率的核心,通常是指用户在具备一定隐私的遮蔽空间,不受打扰地独立完成需要专注的工作。每一个都需要沉静下来进行独立的思考与执行手头的工作。专注工作不再是独自坐在工位上面对电脑。往往在一些有前瞻思考的企业,会设计独立的工作仓。提供员工有选择的到这里更好地完成需要集中精力才完成的工作。

    协作:通常是指2人或者多人为了共同的目标在一起工作,让处于同一办公室或借助科技手段让在不同地点工作的团队成员共同参与、分享想法、共同创作。和专注一样,协作的目的并非是简单的互动。而是通过协作的手段实现共识、共创的目的,这也是开放式办公空间的初衷之一。今天的企业绩效不再是一个人所能创造,更多是由整个团队沟通协同作战,共同完成。组织的发展要求协作更加灵活有效,我们需要清楚地认识到,不同的协作目的,对于协作场所的需求也不同;而且,大量研究已经证明,非正式的沟通有助于知识与信息,建立信任与共识。

    社交:通常是指供身心恢复、社交、非正式协作的舒适空间,鼓励人与人之间交流互动, 连接感情,促进人与人之间的信任感。无论是内向还是外向型工作者,人都有社交的需求,社交需求的背后则是希望与组织、团队建立有归属感的连接。

    学习:通常是指通过分享、培训、阅读等途径获取新知识或者新技能,支持员工追求成长、发展或者提升组织竞争力。持续的竞争力需要持续的学习、吸收、转换。任何空间都可以成为学习空间,而员工的成长最终都会链接到企业的成长。

    放松:通常是指从工作中短暂逃离出来,通过放松身心,恢复精神力,以更好的状态投入到下一阶段任务当中。优秀的公司往往会更关注员工的身心健康需求。通过增设一些放松设备与空间,让员工实实在在感受对企业对员工的关怀与用心。同时,也可以缓解工作压力造成的负面情绪。

     

    以人为中心的5P办公空间理念

    对工作模式的理解并不是最终目的,真正的目的是借助对工作模式的分析与深刻理解,提出以人为中心的办公场景解决方案,以满足企业对于效能、灵活性、创造力的需求。办公场所如何更好地支持员工专注办公、支持更灵活的协作,同时满足员工与企业成长的需求并能平衡身心健康。研究团队认为,随着技术、时代人群、组织管理模式的变化,企业对办公环境的需求也发生本质变化。从过往的基于物理空间定义工作场所,演变为以人为中心,企业基于空间功能、办公模式以及使用行为来定义工作场所,即我们所认为的场景营造。 

    新的办公场景定义将会围绕 :

    以人为中心(People-centered) 

    目的性(Purposeful ) 

    效能(performance) 

    愉悦(Pleasure) 

    场景营造(Placemaking) 

    5大理念进行办公空间规划的思考与实践。

     

    以人为中心是办公空间规划思考的核心,人才是企业的重要资产,创新策略实则是人才与制度策略。基于工作的目的与任务,办公环境规划需要更好满足员工多样化的办公行为与活动,提升办公体验。

    不同的工作模式需要不同的空间类型支持,同一工作模式下,人们往往又有不同的动机与行为。因此,也就产生了同一模式不同功能空间的需求。以协作为例,研究团队将现有的协作空间进行不同分类,其中包含:即兴交流空间、头脑风暴空间、项目空间、半开放会议空间、正式会议空间、电话/视频空间。合理的空间配置,在于是否理解企业自身使用的目的性。借助空间属性矩阵工具,我们可以依据自身情况,进行判断,空间是要支持团队还是个人,是满足私密性还是开放性,是需要更灵活还是固定。这样的做法让空间解决方案更有实质价值,以不同功能类型空间去达成员工的不同工作模式,而不是像很多企业在提出需求时,只是想要某种风格。

    空间的布局与配置都要满足一定的效能。我们经常看到,在很多办公环境的规划中,按照既定的概念进行设计。而实际的情况是,实际运营过程中并没有人去使用或者利用率很低,或许概念是没有错,只是用错了地方。

     

    从用户需求到解决方案

    办公空间解决方案的目的,是根据企业发展需求,通过办公环境,展现企业文化,提升物业资产效益;通过办公环境支持员工的各种办公行为,进而提升员工办公体验;满足员工灵活工作需求,吸引并留住员工,最终提升生产力,驱动创新。

    如何确保规划完成的办公室,能收获真正的空间效能,除了设计概念,还要明确的定义以下的问题,来把握真正的用户需求。人们需要做什么?他们都有哪些工作行为?他们都会在哪里工作?他们是如何独自或者一起完成工作的?现行的办公环境都存在哪些问题?以及在目前的企业战略与组织文化下员工对办公环境到底有怎样的期待与偏好。 

    举例来说,随着企业对于敏捷管理的需求,即兴沟通变得越来越频繁;在我们的研究中发现,越来越多的员工选择在座位上与其他项目成员三三两两的进行协作互动。而大多数的办公配置,都没有很好的照顾到这一需求,或者支持这一办公模式。因此,在进行空间规划时,满足并支持在工位周边快速即时的沟通需求,可以有效提升员工的沟通效率与效能。

    当然,这样的规划也会带来一些负面问题,如沟通产生的噪音,或许会影响到其他正在专注工作的人。但是面对这样的问题,同样要给出对策,比如文章之前所说的提供独立可选择的专注工作区域。因此,对于整体空间的规划与布局需要系统协同的思考,从而让空间的整体效能有显著的提升。

     

    “感觉愉悦快乐的人更具创新性,而且,一群快乐的人在一起时他们会更愿意保持协作精神。”

    英国诺威克商学院凯文·丹尼尔教授通过研究发现 “感觉愉悦快乐的人更具创新性,而且,一群快乐的人在一起时,他们会更愿意保持协作精神。”今天的办公环境发展,在全球领先企业的影响下,一改往日单调的氛围与布局。我们每天花费超过8小时的时间在办公空间里,为什么我们的办公环境不能像家一样,让我们的生活与工作更有意义。愉悦的办公氛围即是人的基本需求,也是企业打造幸福感建立有归属感办公空间的手段。甚至在进行办公环境改造前,让员工参与环境规划的过程中,同样可以为员工未来的使用,带来归属感与愉悦感。 

    5P办公理念的目的旨在为顾客提供一个简单、清晰、有效、快速的办公环境解决方案,同时也颠覆过往我们对一些办公规划中对公共空间的狭隘理解。结合对员工、空间需求的评估,分析综合不同场景下的办公活动模式,最终将需求切实可行的转换成为解决方案。

    企业的每一寸办公环境,都可以发挥其效能与价值。但是,同时我们也要记住,办公环境的规划是一个持续的过程,他并非设计完整就结束的,而是要借助使用反馈,不断调整最适合企业与员工需求的合适状态,这也是场景营造的重要原则之一。当我们用一种新的视角来看待办公环境规划,突破原有的认知,结合可持续的办公空间服务配套,办公环境在支持企业战略、组织灵活性、创新力方面将发挥不容小觑的力量。